việc nói quá nhiều thực chất sẽ làm tê liệt khả năng xử lý thông tin mới của bộ não. trong bất kỳ một căn phòng nào, sự trưởng thành và sức ảnh hưởng thực sự luôn đến từ việc áp dụng quy tắc 80/20, trong đó 80% thời gian dành cho việc lắng nghe và 20% dành cho việc lên tiếng.

cơ chế của sự lắng nghe

con người chúng ta được lập trình sinh học để phản ứng lại với mọi thứ, điều này biến việc nói thành một phản xạ mang tính phòng thủ. ngược lại, lắng nghe chủ động là một kỹ năng nhận thức bậc cao mà bạn phải rèn luyện mới có được. những người thành công nhất luôn nói chậm rãi và rất tiết kiệm lời, bởi vì sự tự tin của họ bắt nguồn từ một lượng dữ liệu khổng lồ mà họ đã thu thập được thông qua việc im lặng lắng nghe.

bài kiểm tra ngược

thay vì tự hỏi “làm sao để mình nói hay hơn và thuyết phục được mọi người trong cuộc họp này?”, bạn hãy thử hỏi ngược lại: “làm sao để chắc chắn rằng mình trông thật ngu ngốc và bỏ lỡ hoàn toàn trọng tâm của vấn đề?”. câu trả lời rất đơn giản, đó là hãy nói liên tục. khi bạn nói, bạn chỉ đang lặp lại những gì bạn đã biết. bạn tự tay đóng sập khả năng kết nối thông tin mới của bộ não và làm bản thân bị mù lòa trước bức tranh tổng thể.

chúng mình thường mặc định rằng những người giao tiếp giỏi nhất là những người nói năng lưu loát nhất. nhưng sự thật thì hoàn toàn ngược lại. những diễn giả xuất sắc nhất thực chất lại là những người lắng nghe một cách quyết liệt nhất. sức mạnh trong lời nói của họ chỉ là một kết quả phụ sinh ra từ việc họ đã quan sát và xử lý tình hình trong căn phòng tốt đến mức nào trước khi thực sự mở miệng.

tại sao chúng ta lại nói quá nhiều?

khi bạn nhận thấy bản thân đang có những hành vi giao tiếp không tốt, chẳng hạn như cảm thấy chán nản với những công việc công sở đơn giản nhưng lại đang cố gắng nâng cấp sự trưởng thành trong cảm xúc và công việc, bạn sẽ nhận ra một điều cốt lõi. việc nói quá nhiều chính là dấu hiệu của sự thiếu trưởng thành, trong khi sự im lặng lắng nghe sâu sắc lại là đặc điểm nổi bật của một người lớn thực thụ và một nhà lãnh đạo thành công.

điều này có thể áp dụng ngay lập tức, đặc biệt là trong các cuộc họp nơi bản năng mặc định của chúng ta là phản ứng và bảo vệ quan điểm cá nhân. nó đúng trong mọi môi trường chuyên nghiệp, trong các cuộc đàm phán hay thậm chí là trong những xung đột cá nhân, bất cứ nơi nào cần có sự trao đổi thông tin.

lý do cốt lõi là vì lắng nghe cho phép các nơ ron thần kinh trong não bộ kết nối những điểm dữ liệu mới, giúp bạn hiểu được gốc rễ “tại sao” đằng sau ý kiến của người khác. điều này đảm bảo rằng khi bạn thực sự lên tiếng, bạn đang giải quyết đúng vấn đề cốt lõi và đưa mọi người về cùng một trang. bạn làm được điều này bằng cách có ý thức vượt qua phản xạ tự nhiên của con người là muốn phản ứng lại. hãy ép bản thân phải im lặng, xử lý thông tin đầu vào và chỉ nói để đưa ra những góc nhìn chất lượng cao và có tính mục tiêu rõ ràng.

các chiến lược giao tiếp trong cuộc họp

khi bạn bước vào một cuộc họp, nhất là khi bạn đang cảm thấy chán nản hay không có hứng thú với công việc, bạn thường sẽ có hai chiến lược để lựa chọn.

chiến lược thứ nhất là trở thành người lắng nghe theo quy tắc 80/20, hay còn gọi là cách tiếp cận của một bậc thầy kiến tạo. bạn sẽ dành 80% thời gian để hấp thụ dữ liệu và quan sát hành vi của người khác. sau đó, bạn chỉ dành 20% thời gian còn lại để đưa ra những kết luận ngắn gọn và được tổng hợp ở mức độ cao. điểm cộng của cách này là bạn thu thập được tối đa thông tin tình báo, những lời bạn nói ra sẽ có sức nặng vô cùng lớn, và bạn hoàn toàn tránh được những phản ứng mang tính cảm xúc. điểm trừ duy nhất là nó đòi hỏi một kỷ luật tinh thần thép, và ban đầu bạn có thể cảm thấy như mình không “đóng góp” gì nhiều nếu văn hóa công ty bạn đánh đồng việc nói nhiều với việc làm việc hiệu quả.

chiến lược thứ hai là trở thành một người nói mang tính phản ứng, đây là cách tiếp cận mặc định của con người. bạn sẽ phản ứng ngay lập tức với bất kỳ câu nói nào mà bạn không đồng ý chỉ để chứng minh rằng mình đang tham gia hoặc mình đúng. điểm cộng là nó thỏa mãn cái tôi ngay tức thì và mang lại cảm giác dễ chịu trong ngắn hạn. tuy nhiên, điểm trừ là nó đóng sập sức mạnh xử lý của não bộ, làm xa lánh người đang nói và đảm bảo rằng bạn sẽ không học thêm được bất cứ điều gì mới.

các bước hành động ngay lập tức

đầu tiên, hãy thực thi quy tắc 80/20. trong cuộc họp tiếp theo, hãy tự theo dõi tỷ lệ giao tiếp của bản thân. hãy đặt mục tiêu dành 80% thời gian để lắng nghe và chỉ 20% để nói.

thứ hai, hãy trì hoãn phản xạ của bạn. khi ai đó nói điều gì mà bạn không đồng ý, đừng phản ứng ngay. hãy tự ép mình dừng lại khoảng 3 giây. tự hỏi bản thân xem mình đã thực sự hiểu tại sao họ lại nghĩ như vậy chưa, hay mình chỉ đang chờ đến lượt để được nói.

cuối cùng, hãy tối ưu hóa chất lượng thay vì số lượng. khi bạn quyết định lên tiếng, hãy đảm bảo rằng lời nói của bạn thật chậm rãi, có tính toán và phải tổng hợp được những điểm mà người khác vừa nêu ra.