bạn còn nhớ cảm giác lần đầu tiên cầm trên tay tờ giấy phép đăng ký kinh doanh mang tên mình không? với mình, đó là một mớ cảm xúc hỗn độn: vừa tự hào, vừa… hoang mang tột độ vì một rừng thủ tục pháp lý. 😅

ngày trước, khi quyết định mở công ty chuyên bán lẻ máy tính và lắp đặt camera cùng em trai, tụi mình cứ nghĩ chỉ cần có vốn và biết nghề là xong. nhưng thực tế, quá trình “khai sinh” ra một doanh nghiệp hợp pháp ở việt nam đòi hỏi bạn phải vượt qua khá nhiều ải hành chính.

thay vì để bạn lúng túng như tụi mình ngày xưa, mình sẽ tóm tắt lại toàn bộ hành trình mở công ty bằng chính những “vết sẹo” thực tế của tụi mình nhé.

1. xác định mô hình kinh doanh

hồi đó, tụi mình khá tham lam. thay vì chọn một ngách, tụi mình chơi luôn mô hình kết hợp: vừa bán lẻ linh kiện (b2c) vừa nhận thi công camera cho các công trình lớn (b2b). việc xác định rõ mình bán cho ai ngay từ đầu rất quan trọng, vì nó sẽ quyết định mã ngành nghề và các loại thuế bạn phải đóng sau này.

2. chọn loại hình doanh nghiệp và “trò chơi” vốn điều lệ

vì hùn vốn làm chung với em trai, tụi mình chọn mô hình công ty tnhh hai thành viên trở lên. nếu bạn làm một mình, tnhh một thành viên (mtv) là chân ái.

lúc điền form, tụi mình đứng hình ở ô vốn điều lệ. nên ghi 100 triệu hay 1 tỷ cho “oai”?

vốn điều lệ thực chất giống như số tiền bạn cam kết sẽ bỏ vào “ống heo” của công ty để chứng minh năng lực tài chính.

bạn có 90 ngày để bỏ đủ số tiền đó vào tài khoản công ty. nếu bạn nổ quá to (ví dụ đăng ký 5 tỷ) mà sau 3 tháng không góp đủ, bạn sẽ phải lóc cóc đi làm thủ tục giảm vốn, hoặc tệ hơn là bị phạt. tụi mình đã chọn một con số an toàn, vừa đủ để nhập lô hàng camera đầu tiên.

3. lạc vào ma trận mã ngành nghề

để công ty hoạt động hợp pháp, bạn phải chọn mã ngành trong hệ thống vsic. lúc đó tụi mình hoa cả mắt. thay vì chọn đại, tụi mình phải dò từng mã sát nhất với thực tế:

  • 4741: bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi trong cửa hàng.
  • 4321: lắp đặt hệ thống điện (dành cho mảng thi công camera).

bài học: bạn có thể đăng ký không giới hạn ngành nghề. cứ đăng ký dư ra một chút những mảng bạn dự định làm trong 1-2 năm tới để đỡ mất công đi sửa giấy phép sau này.

4. đặt tên công ty và tìm “nhà” cho nó

chọn tên: tên công ty phải có cấu trúc: loại hình + tên riêng. ví dụ: công ty tnhh công nghệ xyz. tụi mình mất cả tuần để cãi nhau chọn tên, rồi lại phải tra cứu trên cổng thông tin quốc gia xem có bị trùng với ai không.

địa chỉ: ban đầu tụi mình định lấy căn hộ chung cư của người quen làm trụ sở cho rẻ. may mà có người cản kịp! luật việt nam không cho phép đặt trụ sở ở chung cư chỉ có mục đích để ở. cũng may mắn là ba mẹ đã hỗ trợ cho tụi mình mượn một mặt bằng nhỏ ở nhà (có số nhà, tên đường đàng hoàng) làm trụ sở mà không tốn tiền thuê.

5. 9 bước “hậu cần” sau khi có giấy phép

nhiều người (như mình ngày xưa) tưởng có giấy phép là xong. không hề! cuộc chiến giấy tờ giờ mới bắt đầu:

  1. đăng ký giấy phép: nộp hồ sơ online. khoảng 3 ngày là có kết quả.
  2. công bố thông tin: phải làm ngay trong 30 ngày để báo cho cả nước biết “tôi đã mở công ty”.
  3. khắc con dấu: ngày xưa sau khi ra tiệm khắc con dấu đỏ chót, tụi mình còn phải lóc cóc đi làm thủ tục thông báo mẫu dấu lên cơ quan chức năng. nhưng tin vui là theo luật mới bây giờ đã thoáng hơn, bạn tự quyết định hình thức dấu và không cần phải đi đăng ký nữa.
  4. treo bảng tên: làm cái bảng mica dán trước cửa tiệm để cán bộ thuế đi kiểm tra thấy công ty có thật.
  5. mua chữ ký số (token): cái usb nhỏ xíu này là sinh mạng của công ty để ký hóa đơn và nộp thuế online.
  6. mở tài khoản ngân hàng: mở xong nhớ báo số tài khoản cho cơ quan thuế.
  7. đăng ký hóa đơn điện tử: bắt buộc 100% rồi nhé.
  8. khai thuế môn bài: tin vui là năm đầu tiên bạn được miễn phí lệ phí môn bài! nhưng vẫn phải nộp tờ khai đàng hoàng.
  9. bảo hiểm xã hội: khi bắt đầu mướn thêm thợ ráp máy, tụi mình phải lóc cóc đi đăng ký bhxh cho anh em.

câu hỏi thường gặp (từ chính những thắc mắc ngô nghê của mình)

  1. vì sao phải có tài khoản ngân hàng riêng?
    để rạch ròi tiền công và tiền tư. luật quy định cứ giao dịch nào trên 20 triệu thì bắt buộc phải chuyển khoản từ tài khoản công ty thì mới được trừ thuế. ngày xưa tụi mình suýt bị phạt vì lấy tài khoản cá nhân đi trả tiền nhập lô camera.

  2. thuế môn bài là cái gì?
    hiểu nôm na nó là “tiền vé qua cổng” mỗi năm bạn phải đóng cho nhà nước để được kinh doanh. vốn điều lệ dưới 10 tỷ thì đóng 2 triệu/năm. (nhớ là năm đầu được free nhé!).

  3. có được xài văn phòng ảo (virtual office) không?
    được! hồi đó biết sớm thì tụi mình đã thuê văn phòng ảo cho mảng thi công camera để tiết kiệm chi phí mặt bằng. miễn là chỗ đó có người trực để nhận thư từ của thuế là ok.

  4. làm đại diện pháp luật cho nhiều công ty được không?
    được luôn. pháp luật không cấm bạn làm giám đốc của 10 công ty cùng lúc, miễn bạn đủ sức gánh vác.

tạm kết

mở công ty là bước đi đầu tiên đầy hưng phấn. đừng để những rào cản hành chính làm bạn chùn bước. cứ đi từng bước một như danh sách trên, hoặc đơn giản nhất là… thuê một dịch vụ kế toán làm trọn gói cho nhẹ đầu, để thời gian mà tập trung đi bán hàng! 🚀